Membuat Mail Merge Pada Microsoft Office Word 2007

Mail Merge adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk keperluan pengiriman surat massal yang dapat dicetak secara otomatis dan berurutan berdasarkan data source yang diinginkan. Sebagai contoh, suatu instansi ingin mengirimkan surat undangan dengan penerima lebih dari 100 (seratus) penerima, maka instansi tersebut bisa memanfaatkan fasilitas mail merge untuk meminimalis tenaga penulisan secara manual.

Berikut langkah-langkah membuat mail merge pada Microsoft Office Word 2007 :

Langkah 1

Langkah pertama, buka dahulu Microsoft Office Word 2007 lalu bukalah file master surat yang digunakan dan pilih Menu Maillings lalu pilih Start Mail Merge kemudian pilih Letters.

Langkah 2

Pilih Select Recipient dan pilih Type New List.

Langkah 3

Pada jendela yang telah tampil, pilih Customize Columns untuk memodifikasi field data source-nya.

Langkah 4

hapus semua field yang tidak digunakan dengan meng-klik tombol delete.

Langkah 5

Setelah semua field terhapus tambahkan field baru dengan cara menekan tombol add.

Langkah 6

isi data sesuai dengan keperluan pada setiap baris yang ada.

Langkah 7

Setelah semua data selesai dimasukkan, tekan tombol OK dan simpan database tersebut satu folder dengan master surat, hal ini dilakukan untuk mempermudah jika kemudian hari kita akan menggunakannya lagi dan mail merge akan terus berjalan.

Langkah 8

Untuk memasukkan data dari database, letakkan kursor dimana kita akan menempatkan data dan pilih menu Insert Mail Merge, lalu Klik kategori Field yang di inginkan.

Langkah 9

Untuk melihat hasiln, pilih menu Preview Result dan gunakan navigasi tombol next dan previous untuk melihat hasil data satu persatu.

Langkah 10

Untuk mencetak hasil surat yang menggunakan mail merge, klik menu Finish & Merge lalu pilih Print Document, setelah itu pilih all untuk mencetak keseluruhan data berdasarkan urutan pada database.